As faltas e atrasos em consultas representam o principal desafio das clínicas médicas. No segmento de oftalmologia não é diferente.
Infelizmente, quando isso acontece, acarreta o comprometimento do orçamento mensal da clínica ou consultório, além da perda de oportunidade de atender a um outro paciente.
Continue essa leitura e veja como reduzir faltas e atrasos em consultas do seu consultório ou clínica e assim evitar transtornos financeiros para a gestão.
Aproveite a leitura!
Como as faltas e atrasos em consultas afetam o atendimento?
Principalmente nas grandes cidades, podem ocorrer imprevistos que geram atrasos, como trânsito, dificuldade de locomoção dentre outros.
Entretanto, esses atrasos podem comprometer o atendimento diário, gerando transtornos e até mesmo oneração para a clínica como:
- Extensão do dia de atendimento, que pode acarretar horas extras.
- Desistências de consultas para pacientes que não aceitam atrasos.
- Impossibilidade do profissional de atender em outras localidades.
- Comprometimento da previsão de orçamento, entre outros.
Em relação às faltas, o prejuízo pode ser maior ainda, pois há o custo operacional envolvendo o atendimento para o paciente, independentemente de seu comparecimento ou não.
Em casos de não comparecimento do paciente sem aviso prévio, ou informe em cima da hora da consulta, há também o prejuízo da perda de oportunidade para atendimento de outro paciente.
No final do mês, o orçamento pode apresentar um rombo, que pode não ser recuperado a curto prazo.
Apesar de existirem variáveis que fogem ao controle da clínica ou consultório, é possível trabalhar com medidas que podem mitigar esses problemas e garantir a segurança do orçamento.
A partir do próximo tópico veremos algumas medidas que vão contribuir para a redução de faltas e atrasos em consultas do seu consultório.
Medidas para redução de faltas e atrasos em consultas
Uma boa gestão de consultório médico ou clínica envolve estratégias para manter a organização dos atendimentos e da agenda.
Entre essas estratégias existem medidas para diminuir as faltas e atrasos em consultas. Com processos eficientes é possível não só melhorar as formas de gestão da agenda como evitar prejuízos com atendimentos perdidos.
Veja agora algumas práticas para auxiliar na redução de faltas e atrasos em consultas da sua agenda.
Confirmação de presença
Atualmente existem softwares que facilitam a gestão da agenda médica. Muitos possuem recursos para envio de mensagens e notificações aos pacientes para confirmar a presença antes do atendimento.
Existem recursos tecnológicos que possibilitam até mesmo o contato com o paciente através do WhatsApp.
Mesmo que seu consultório ainda não trabalhe com esse tipo de controle, vale realizar uma ligação para o paciente às vésperas da consulta para lembrá-lo do horário e confirmar sua presença.
Política de fidelidade
Assim como o profissional espera o paciente em data e hora confirmadas para a consulta, o paciente também espera pontualidade por parte do médico.
Para tanto, é importante que a clínica ou consultório trabalhe com políticas de fidelidade, priorizando o paciente que mantém pontualidade.
Essas políticas têm como objetivo gerar alguns benefícios para pacientes pontuais como os melhores horários para consultas, descontos em consultas e outros benefícios.
É importante a conscientização da equipe médica sobre a questão da pontualidade, pois ela é fundamental para manter uma receita previsível para a clínica, suprindo até mesmo as faltas e atrasos em consultas.
Bom relacionamento com o paciente
Um bom relacionamento entre paciente e profissional contribui para a diminuição das faltas em consultas.
O paciente busca sempre que o profissional tenha conhecimentos para tratar seus problemas de saúde, mas espera que ele o faça com empatia e respeito.
Aplicar um atendimento humanizado favorece a redução de faltas e atrasos em consultas.
Gestão prévia da agenda
É recomendado que o profissional avalie previamente sua agenda diária para entender se irá receber pacientes já fidelizados ou novos.
Isso facilita a determinação de tempo para o atendimento. Pacientes de retorno, por exemplo, podem demandar um tempo menor de consulta do que um paciente que será atendido na primeira vez.
O gerenciamento prévio da agenda não só auxilia no atendimento que será aplicado como também facilitará o recebimento por parte das operadoras de saúde, que estipulam tempo para cada tipo de consulta.
Organização dos agendamentos
Manter a agenda organizada facilita a identificação de horários que podem servir de encaixe e até mesmo de pacientes que já possuem costume de atrasos ou cancelamentos sem aviso prévio.
Com esse controle, é possível reservar os melhores horários para pacientes pontuais, mantendo os pacientes com perfis de atrasos e cancelamento em horários de menor concorrência.
Atualização de cadastros dos pacientes
Outro fator que contribui para a redução de faltas e atrasos nas consultas é a atualização frequente do cadastro dos pacientes.
Um cadastro atualizado favorece o contato telefônico ou por mensagem para confirmação de consultas, ou até mesmo posicionamento sobre atrasos.
Além disso, essas informações podem ser utilizadas para envio de mensagens de congratulações, mudanças na rotina do consultório ou até mesmo informações relevantes sobre tratamentos.
Conscientização dos pacientes sobre faltas e atrasos
É muito importante implementar uma cultura de conscientização dos pacientes quanto aos transtornos que a falta e atraso nas consultas.
Pacientes tendem a ser individualistas, mas podem ser conscientizados de que o cancelamento ou aviso de atraso pode favorecer outros pacientes que também buscam pelo atendimento médico.
Conhecimento sobre a receita mensal
As consultas agendadas e já confirmadas por pacientes podem ser consideradas no montante da receita mensal do consultório ou clínica.
Ter conhecimento sobre a receita mensal pode facilitar a implantação de políticas da clínica em relação a faltas e atrasos. É possível, por exemplo, recusar um paciente que atrasou demais ou não mais agendar consultas para pacientes com histórico de faltas e atrasos sem aviso prévio.
Essas são algumas dicas para reduzir as faltas e atrasos em consultas agendadas. Como vimos, cada vez que isso acontece, a operação da clínica ou consultório fica comprometida.
Entretanto, com o controle adequado dos processos de agendamento e de atendimento, é possível diminuir o problema de faltas e atrasos em consultas, o que vai garantir um faturamento mais assertivo.
Fale com a Eyetec para inovar o atendimento da sua clínica ou consultório oftalmológico e oferecer recursos exclusivos aos seus pacientes a fim de reduzir faltas e os atrasos nas consultas.
Esse artigo foi útil para você? Deixe sua opinião nos comentários, compartilhe nas suas redes sociais e continue acompanhando nosso blog para mais conteúdos como esse.
Até a próxima!